Surat peringatan untuk karyawan adalah dokumen yang dikeluarkan atasan atau pimpinan kepada karyawan untuk memberi tahu mereka secara resmi tentang pelanggaran protokol perusahaan.  Surat ini juga mungkin dikeluarkan sebagai bentuk konsekuensi indisipliner atau perilaku yang melanggar aturan tertentu. 

Surat peringatan adalah cara formal untuk mendisiplinkan karyawan akibat dari kesalahan mereka. Pelanggaran yang menjadi dasar dikeluarkannya surat peringatan dapat mengacu pada keengganan untuk melakukan tugas pekerjaan, masalah kehadiran, pelanggaran kebijakan perusahaan hingga jenis pelanggaran ringan lainnya.

Baca juga: Persiapan Diri Untuk Memasuki Dunia Kerja

Jika Anda ingin memberikan surat ini kepada karyawan, beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:

Struktur surat

Karena ini merupakan surat resmi, Anda harus dengan hati-hati mematuhi beberapa aturan pemformatan untuk memastikan bahwa informasi sudah disajikan dengan jelas secara profesional. 

Berikut struktur surat peringatan yang benar:

• Alamat pengirim: Tuliskan alamat perusahaan di pojok kiri halaman (jika menggunakan surat tertulis)
• Alamat penerima: Tuliskan beberapa baris di bawah alamat pengirim, sejajar di sebelah kiri dokumen
• Tanggal: Cantumkan tanggal resmi surat dibuat di beberapa baris di bawah alamat penerima
• Baris subjek: Subjek surat harus jelas dan langsung ke sasaran. Misalnya, harus mengatakan sesuatu seperti “Surat Peringatan untuk (Nama Karyawan)”, diikuti dengan alasan teguran
• Salam: Meskipun surat secara standar umum akan mengikuti salam formal, misalnya seperti Dear Mr Smith. Namun, saat menulis kepada karyawan yang Anda ajak bicara setiap hari, Anda dapat memanggil mereka dengan nama depan mereka, misalnya, Dear Jane.
• Paragraf pembuka: Di paragraf pembuka harus langsung menulis ke inti surat. Anda harus membuat daftar masalah dan alasan dikeluarkannya surat tersebut dengan jelas dan cermat. Detail spesifik juga harus disertakan dalam kalimat pertama. Misalnya, jika peristiwa terjadi pada hari tertentu, maka pastikan Anda mencantumkan waktu atau hari tertentu itu.
• Isi: Dalam paragraf kedua, jelaskan tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki masalah tersebut. Misalnya, jika Anda akan menerapkan skema skorsing, buat daftar detail spesifik, bersama dengan jangka waktu yang akan diberikan untuk perbaikan.
• Paragraf terakhir: Paragraf ketiga harus memberi tahu tindakan disipliner apa yang harus diikuti. Misalnya, jika langkah selanjutnya adalah pemutusan hubungan kerja, Anda perlu menuliskannya dengan jelas di bagian ini. Hal ini penting karena melindungi bisnis dari perselisihan hukum, memastikan bahwa Anda memberi karyawan banyak waktu untuk perbaikan.
• Penutup: Anda harus menutup surat Anda dengan catatan positif, yang menunjukkan bahwa Anda masih yakin masih ada waktu bagi karyawan untuk memperbaiki diri. Misalnya, Anda dapat menuliskan bahwa Anda masih yakin mereka adalah 'aset berharga bagi organisasi'.
• Nama dan tanda tangan Anda: Karena Anda akan membutuhkan salinan tertulis dari surat ini, pilihlah tanda tangan dengan tulisan tangan. Anda juga perlu memberi ruang untuk tanda tangan karyawan di bagian bawah surat

Baca juga: Menunjukkan Sikap Disiplin Di Lingkungan Kerja

Tips untuk menulis surat peringatan

1. Bicaralah dengan karyawan secara pribadi

Saat menyampaikan berita semacam peringatan, penting untuk menjaga kerahasiaannya dari karyawan lain. Selain itu, lakukan percakapan perihal hal tersebut di lingkungan kantor. Penting juga untuk berbicara dengan karyawan tersebut sebelum mengirimkan surat agar tidak mengejutkan yang bersangkutan.

2. Kirimkan surat peringatan segera setelah peristiwa pelanggaran terjadi

Jika Anda ingin dianggap serius, Anda harus mengeluarkan peringatan dan mengambil tindakan efektif segera setelah kejadian tersebut terjadi. Mengulur waktu hanya mengurangi tingkat kerusakan yang ditimbulkan dan bisa memakan waktu lebih lama untuk memperbaiki kerusakan apa pun.

3. Perkuat apa konsekuensinya secara tertulis

Meskipun Anda akan secara lisan memberitahu karyawan Anda tentang konsekuensinya, penting untuk mengulangi konsekuensi tersebut secara tertulis.

4. Minta karyawan untuk menandatangani surat

Meskipun tidak wajib bagi karyawan untuk menandatangani surat tersebut, disarankan agar mereka melakukannya. Ini menegaskan bahwa mereka telah mengakui peringatan dan memahami konsekuensinya jika karyawan gagal memperbaiki diri. Jika mereka menolak untuk menandatanganinya, Anda bisa mendapatkan bukti penerimaan dengan melampirkan surat tersebut ke email dan mengirimkannya.

Baca juga: Cara yang Baik dan Benar Saat Meminta Cuti Pada Si Bos

Contoh Format Surat Peringatan Melalui Email

Yang terhormat [nama karyawan],

Seperti yang baru-baru ini kita diskusikan, [ketidakhadiran] Anda memengaruhi kinerja individu di tempat kerja dan produktivitas tim secara negatif. Kami menanggapi [kehadiran di tempat kerja] dengan serius dan kami berharap semua karyawan kami [mematuhi kebijakan perusahaan terkait waktu istirahat].

Namun, Anda telah sering melanggar [kebijakan ini] dan [telah melebihi jumlah hari Anda dapat absen kerja] meskipun mendapat teguran. Lebih khusus lagi, [pada bulan lalu, Anda tidak muncul di tempat kerja di X, Y, Z tanpa pemberitahuan sebelumnya kepada HRD atau manajer Anda.] 

Kami memahami bahwa masalah yang tidak terduga dapat muncul sesekali. Kami juga [fleksibel memberikan pilihan untuk bekerja dari rumah, atau mengambil cuti sakit untuk merawat anggota keluarga yang sakit] Namun, kami tetap mengharapkan karyawan kami untuk bersikap profesional dan bertindak demi kepentingan terbaik perusahaan kami.

Ini adalah pemberitahuan peringatan [pertama] Anda. Kami mengharapkan Anda untuk memperbaiki perilaku dan [meminta waktu cuti sebelumnya dan dengan cara yang formal, misalnya melalui email ke manajer =atau melalui HRD] Jika tidak, kami harus mengambil tindakan disipliner lebih lanjut, hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja.

Saya siap membahas komplikasi apa pun yang Anda hadapi yang menyebabkan [ketidakhadiran Anda di tempat kerja]. Harap hubungi saya secara langsung jika ada cara yang dapat saya bantu.

Hormat kami,

[Namamu]

[Tanda tangan dan email]

Selain surat peringatan, baca juga tips karier menarik lainnya di sini. Jangan lupa download aplikasi TopKarir sekarang dan  mendapatkan info lowongan keja terbaru, info magang, tips karir, topkarir Klinik, Pelatihan online Topedu, dan sebagainya.