Surat resign adalah salah satu dokumen penting yang perlu kamulampirkan ketika berniat untuk mengundurkan diri dari posisi tertentu dalam perusahaan. Surat ini berisikan keterangan resmi perihal niat Anda untuk tidak melanjutkan kontrak bekerja di perusahaan tersebut.

Dalam membuat surat resign atau surat pengunduran diri yang baik dan profesional, ada berbagai hal yang harus kamu perhatikan terlebih dahulu. Bukan hanya dari segi penulisan aja lho, namun sejumlah hal lain seperti waktu pengajuan hingga alasan mengundurkan diri jadi salah satu poin penting yang harus kamu persiapkan.

Nah, berikut adalah lima poin penting yang harus kamu pikirkan saat ingin membuat surat resign yang baik dan profesional.

1. Berdiskusi dengan atasan dan pikirkan alasan mengundurkan diri

Hal pertama yang harus diperhatikan ketika ingin membuat surat resign adalah alasan utama mengapa kamu ingin mengundurkan diri. Diskusikan dengan atasan kamu terkait niat tersebut dan minta pendapatnya tentang keputusan yang kamu buat. 

Jika perusahaan kamu memiliki budaya dan lingkungan kerja yang baik, tampaknya berdiskusi dengan atasan adalah hal yang benar untuk mendapatkan masukan dan saran.

Sebelum memutuskan ingin mengundur kan diri, kamu juga perlu memikirkan ulang keputusan tersebut. Jika sudah pasti dan mendapatkan izin dari atasan, barulah secara profesional kamu bisa mengajukan surat resign tersebut pada waktu yang tepat.

2. Membuat surat resign dengan panduan yang benar

Ketika sudah yakin dengan alasan pengunduran diri kamu, selanjutnya adalah menulis surat resign dengan format penulisan yang benar. Surat pengunduran diri yang baik sebaiknya ditulis dengan “positif” seburuk apapun pengalaman bekerja yang dimiliki. Ini menjadi poin penting untuk menjaga hubungan baik di masa depan.

Adapun struktur surat pengunduran diri yang benar adalah mencangkup:

• Header
• Salam
• Paragraf berisi keterangan bahwa kamu mengundurkan diri melampirkan tanggal tetap waktu resign, alasan berhenti bekerja hingga permintaan maaf dan terima kasih
• Penutup berupa tanda tangan dan nama jelas

Buatlah surat tersebut dengan sederhana dan tidak lebih dari satu halaman. Tulis dengan bahasa yang baik dan sopan dengan kalimat ringkas. 

3. Pilih waktu pengajuan yang tepat

Mengajukan surat resign juga nggak bisa dilakukan pada hari H kamu berhenti bekerja. Dalam kontrak biasanya akan ada ketentuan mengenai kapan karyawan harus mengajukan pengunduran diri atau pembatalan kontrak, yang mana umumnya dilakukan beberapa minggu atau bulan sebelum berhenti bekerja.

Adapun waktu pengajuan surat pengunduran diri yang tepat dibagi dua, yaitu:

a. One month notice

One month notice artinya surat pengunduran diri harus diberikan sebulan sebelum kamu berhenti bekerja. Kebijakan ini biasanya diberlakukan perusahaan agar bisa mencari posisi pengganti untuk menempati posisimu.

Jika pengganti yang baru berhasil masuk sebelum tanggal terakhir bekerja, maka kamu bisa memanfaatkan waktu tersebut untuk mendelegasikan tugas.

b. Two weeks notice

Sama dengan one month, two weeks notice berarti surat resign harus diberikan dua minggu sebelum kamu berhenti bekerja.

Dibandingkan dengan one month notice, kebijakan two week notice ini biasanya akan banyak ditolak oleh perusahaan, kecuali memang alasan kamu benar-benar mendesak. Untuk itu, lebih baik memberikan surat pengunduran diri dari jauh-jauh hari sebelumnya.

4. Kembalikan aset dan delegasikan pekerjaan

Setelah selesai mengajukan surat pengunduran diri kemudian disetujui oleh HRD, langkah selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah perihal pengembalian aset dan delegasi pekerjaan.

Pastikan untuk a mengembalikan semua aset perusahaan yang dipinjamkan, seperti laptop, mobil, atau aset lainnya. Kemudian, gunakan waktu terakhir sebelum berhenti kerja untuk mendelegasikan tugas pada orang yang akan menggantikan kamu.

5. Hindari hal berikut ketika membuat surat resign

Hal pertama yang harus dihindari adalah mengajukan surat pengunduran diri padahal belum yakin dengan alasan atau keputusan tersebut. Ini bisa menjadi kesalahan yang justru akan membuat kamu menyesal di kemudian hari.

Jika alasan mengundurkan diri karena perihal gaji atau lingkungan kerja yang tidak nyaman, sebaiknya didiskusikan terlebih dahulu dengan manajemen. Mungkin, manajemen bisa membantu dan memberikan jalan keluar tanpa harus resign.

Setelah berhenti dari perusahaan yang lama, jangan juga menyombongkan diri dan menjelekkan perusahaan lama tempat kamu bekerja seburuk apapun pengalaman yang diberikan.

Tetap bersikap baik dan berterima kasih, karena bagaimanapun juga perusahaan lama tersebut telah memberikan banyak pelajaran berharga.

Itu tadi beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum membuat surat resign. Yuk temukan tips-tips dan informasi karir lainnya di JatimCerdas.id. Temukan juga lowongan pekerjaan impianmu di sini, bangun dan rencanakan karirmu sekarang! Karena kita semua #BisaBarengJatim